Od 1 lutego 2026 r. noty korygującej nie można już wystawić. Każdy błąd na fakturze, także dotyczący danych formalnych, wymaga wystawienia faktury korygującej przez sprzedawcę. Sprawdź, jak postąpić z błędnym dokumentem i jakie informacje przekazać kontrahentowi.
Nota korygująca – co zmieniło się od 1 lutego 2026 roku?
Do końca stycznia 2026 r. nabywca mógł sporządzić notę korygującą, jeśli faktura zawierała pomyłkę w danych opisowych, na przykład w adresie, nazwie firmy albo numerze NIP. Podstawą prawną był art. 106k ustawy o VAT.
W wyniku uchylenia tego przepisu nota korygująca została wycofana z obrotu prawnego. Zmiana obejmuje zarówno faktury wystawione w Krajowym Systemie e-Faktur, jak i dokumenty sporządzone poza KSeF.
Od 1 lutego 2026 r. nabywca nie wystawia noty korygującej. Błąd na fakturze należy zgłosić sprzedawcy, który przygotowuje fakturę korygującą.
Nie ma znaczenia, czy pomyłka dotyczy numeru NIP, adresu, daty, nazwy towaru, ceny czy stawki VAT. Obecnie za wystawienie korekty odpowiada sprzedawca.
Co zrobić, gdy faktura zawiera błąd?
Po zauważeniu niezgodności nie należy samodzielnie poprawiać dokumentu ani tworzyć noty korygującej. Trzeba skontaktować się z wystawcą faktury i przekazać mu dokładny opis pomyłki.
Wiadomość do kontrahenta powinna wskazywać numer oraz datę faktury, błędną treść i dane, które powinny znaleźć się na dokumencie. Dzięki temu sprzedawca może przygotować korektę bez dodatkowych wyjaśnień.
W zależności od rodzaju pomyłki sprzedawca wystawia:
- fakturę korygującą dane formalne, gdy błąd dotyczy na przykład adresu lub nazwy firmy,
- fakturę korygującą pozycje dokumentu, gdy zmiany dotyczą ceny, ilości albo stawki VAT,
- fakturę korygującą zmniejszającą wartość sprzedaży, gdy udzielono rabatu lub dokonano zwrotu,
- fakturę korygującą zwiększającą wartość sprzedaży, gdy trzeba podwyższyć cenę, podstawę opodatkowania albo kwotę podatku.
Jakie błędy wymagają faktury korygującej?
Faktura korygująca jest właściwym dokumentem w każdym przypadku, w którym zmiana wpływa na rozliczenie transakcji albo wynika z pomyłki w dowolnej pozycji faktury. Dotyczy to także błędów rachunkowych.
Sprzedawca powinien wystawić korektę między innymi wtedy, gdy konieczne jest poprawienie:
- ilości lub jednostki miary towaru,
- zakresu wykonanej usługi,
- ceny jednostkowej netto,
- wartości sprzedaży netto,
- rabatu, upustu albo obniżki ceny,
- stawki lub kwoty podatku VAT,
- kwoty należności ogółem,
- zwrotu towaru, opakowania albo całości lub części zapłaty.
Korekta jest potrzebna również wtedy, gdy faktura została wystawiona na całkowicie inny podmiot. Nie można użyć żadnego uproszczonego dokumentu do zastąpienia nabywcy inną firmą lub osobą.
Co powinna zawierać faktura korygująca?
Zakres danych zależy od tego, czego dotyczy poprawka. Dokument musi jednak pozwalać na jednoznaczne powiązanie go z fakturą pierwotną.
Faktura korygująca powinna zawierać w szczególności:
- oznaczenie faktury korygującej albo korekty,
- kolejny numer oraz datę wystawienia,
- numer faktury pierwotnej, a w przypadku faktury ustrukturyzowanej także jej numer identyfikujący w KSeF,
- dane sprzedawcy i nabywcy wraz z adresami oraz numerami NIP,
- informacje z faktury pierwotnej, których dotyczy korekta,
- prawidłową treść korygowanych pozycji,
- kwoty korekty podstawy opodatkowania i podatku, jeżeli zmiana wpływa na rozliczenie VAT,
- przyczynę wystawienia korekty, jeśli pomaga wyjaśnić charakter zmiany.
Dokument należy przechowywać razem z fakturą pierwotną. Sposób ujęcia korekty w ewidencji zależy od jej przyczyny oraz tego, czy zwiększa, czy zmniejsza wartości wykazane na pierwotnym dokumencie.
Jak postąpić przy błędnych danych nabywcy?
Literówka w nazwie firmy, nieaktualny adres albo pomylona cyfra w numerze NIP również wymagają obecnie kontaktu ze sprzedawcą. Nabywca nie może już poprawić tych danych własną notą.
Jeżeli pomyłka nie zmienia podmiotu transakcji, sprzedawca może wystawić korektę danych formalnych. Gdy na fakturze wskazano całkowicie inną firmę lub osobę, konieczne może być skorygowanie pierwotnego dokumentu do zera i wystawienie nowej faktury na właściwego nabywcę.
Nie należy samodzielnie edytować pliku PDF, wydruku ani faktury pobranej z KSeF. Taka zmiana nie tworzy prawidłowego dokumentu księgowego.
Jak wygląda korekta faktury ustrukturyzowanej w KSeF?
KSeF nie udostępnia funkcji wystawiania not korygujących. Korekta faktury ustrukturyzowanej odbywa się za pomocą faktury korygującej wystawionej w wymaganej strukturze systemu.
Jeżeli błąd zostanie wykryty na fakturze otrzymanej w KSeF, nabywca powinien przekazać sprzedawcy informację o niezgodności. Sprzedawca wystawia korektę, a dokument zostaje powiązany z fakturą pierwotną w systemie.
Ta sama zasada dotyczy faktur wystawionych poza KSeF. Od 2026 r. miejsce wystawienia dokumentu nie decyduje o rodzaju stosowanej korekty.
Jak obsłużyć korektę w programie księgowym?
Program księgowy powinien umożliwiać wybranie faktury pierwotnej oraz przygotowanie na jej podstawie faktury korygującej. Przed zapisaniem dokumentu warto sprawdzić numer faktury, daty, dane stron i zakres zmienianych pozycji.
W przypadku faktury kosztowej otrzymaną korektę należy powiązać z dokumentem pierwotnym i ująć zgodnie z zasadami dotyczącymi danego rodzaju zmiany. Korekty danych formalnych mogą wymagać aktualizacji opisu dokumentu, natomiast korekty kwotowe wpływają na ewidencję podatkową.
Jeśli system nadal pokazuje funkcję wystawienia noty korygującej, nie należy z niej korzystać. Dostępne opcje powinny być zgodne z aktualnym stanem prawnym, a w razie wątpliwości warto skonsultować sposób ujęcia dokumentu z księgowym.
Jakich błędów unikać przy korekcie faktury?
Najczęstszy problem polega na zastosowaniu niewłaściwego dokumentu. Po zmianach obowiązujących od lutego 2026 r. rozwiązanie jest prostsze – każdą korektę inicjuje się u sprzedawcy.
Przy obsłudze błędnej faktury zwróć uwagę na następujące kwestie:
- nie wystawiaj noty korygującej po 1 lutego 2026 r.,
- nie poprawiaj ręcznie treści faktury,
- nie zmieniaj samodzielnie danych na pliku elektronicznym,
- przekaż sprzedawcy pełny opis pomyłki,
- sprawdź, czy korekta odnosi się do właściwej faktury,
- zachowaj fakturę pierwotną i dokument korygujący w tej samej dokumentacji.
W razie niejasności dotyczących momentu ujęcia faktury korygującej znaczenie ma przyczyna korekty. Inaczej traktuje się pomyłkę istniejącą już w chwili wystawienia faktury, a inaczej rabat, zwrot lub inną zmianę powstałą po sprzedaży.
