Przeciętny człowiek spędza zazwyczaj w pracy większość dnia. By ten czas nie był zmarnowany, warto wiedzieć, w jaki sposób powinno się go rozdysponować. Nie istnieje złota recepta, ponieważ każda branża jest inna i ma swoje zróżnicowane potrzeby, ale można podjąć szereg podstawowych działań, które poprawią naszą efektywność zawodową. To ważne zwłaszcza dla osób, które u przełożonych są na cenzurowanym, ponieważ ciągle mają kłopoty z terminowym wywiązywaniem się z powierzonych zadań. Brak zaangażowania oraz skuteczności pracownika może być przesłanką do zwolnienia, więc lepiej unikać radykalnych rozwiązań. Odpowiednia organizacja czasu pracy pozwoli uniknąć wielu nieprzyjemności oraz podnieść swoją satysfakcję z podejmowanych działań.
Zobacz także: Autorytet definicja – co trzeba wiedzieć na ten temat?
Zarządzanie czasem w małej i dużej firmie
Jeśli mamy problem, by zdążyć ze wszystkim na czas, często zostajemy po godzinach a, mimo to, notujemy opóźnienia, jest to sygnał, by zastanowić się, gdzie leży przyczyna. Według badacza, Paula Newporta istnieją dwa rodzaje pracy: głęboka oraz płytka. Aktywność głęboka to twórcze działanie oparte na koncentracji i zaangażowaniu, którego efektem jest kreowanie jakiejś wymiernej wartości. Z kolei praca płytka to ogół czynności mechanicznych i mniej znaczących jak odpowiadanie na maile, spotkania, czynności porządkowo – organizacyjne. Idealnie byłoby, gdybyśmy na pracę głęboką przeznaczali 90 % czasu, zaś na płytką zaledwie 10%. Często jednak proporcje te są zaburzone. Wiele osób, którym nie chce się pracować skupia się na czynnościach służących przeczekaniu ośmiu godzin pracy. Osoby te narażają się na przykre konsekwencje.
Jeśli jednak uczciwie staramy się wykonywać swoje obowiązki, lecz nadal nam się to nie udaje, to znak, że albo scedowano na nas zbyt wiele zadań (w takiej sytuacji pomóc może szczera rozmowa z pracodawcą i przydzielenie pomocnika), albo nie potrafimy racjonalnie zorganizować sobie pracy. Często w małych firmach, gdzie oszczędza się na pracownikach, jedna osoba oddelegowana jest do bardzo wielu zadań. Multitasking towarzyszy nam także w korporacjach, gdzie przede wszystkim mamy do czynienia z nastawieniem na wyniki i swoistym wyścigiem szczurów. Stres z tym związany może powodować błędy i opóźnienia w realizacji obowiązków. Niekiedy wystarczy niewielka zmiana organizacyjna i okazuje się, że można wykonać wszystkie zadania w regularnym czasie pracy.
Jak zdążyć ze wszystkim, co wyznaczył szef?
Zarządzanie czasem to jedna z najważniejszych umiejętności zawodowych. Aby pracować bardziej efektywnie i nie martwić się, że jakieś obowiązki zostaną zaniedbane, trzeba gruntownie planować sobie każdy roboczy dzień. Dobrze jest mieć praktyczny notatnik, w którym będziemy zapisywać wszelkie cele i zadania na najbliższy czas. Dzięki takiemu rozwiązaniu nie zapomnimy również o ważnych spotkaniach. W pierwszej kolejności należy wykonywać pracę merytoryczną, zaś wszelkie elementy rozpraszające uwagę wyeliminować lub ograniczyć do niezbędnego minimum. Kolejna ważna cecha w pracy to kreatywność, czyli umiejętność sympatycznego odmawiania, która przydaje się, gdy współpracownicy lub szefostwo próbują zrzucić na nas obowiązki, które do nas nie należą. Dobrej organizacji pracy sprzyjał będzie również porządek. Zagracone biurko lub nieuporządkowane dokumenty powodują, że niczego nie można znaleźć i w efekcie marnowany jest czas, który można byłoby wykorzystać na rzetelną pracę.
Organizacja czasu pracy i płynące z niej korzyści
Nauczenie się podstawowych zasad organizowania sobie aktywności zawodowych ma wiele pozytywnych stron. Przede wszystkim oszczędzamy czas i jesteśmy na bieżąco, nie narażając się na kąśliwe uwagi przełożonych, lub niedociągnięcia wynikające z nadmiernego pośpiechu. Dzięki temu jesteśmy również bardziej zadowoleni z naszej pracy i mamy większą motywację do jej wykonywania. Czerpanie satysfakcji zawodowej może z kolei przełożyć się na radość odczuwaną także w innych dziedzinach życia.
