Pracownikowi przysługują maksymalnie 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej w roku kalendarzowym. Limit dotyczy każdego pracownika, nie można go zwiększyć regulaminem, a niewykorzystane dni nie przechodzą na kolejny rok. Sprawdź, jak złożyć wniosek, kiedy pracodawca może odmówić i jakie zasady obowiązują podczas pracy z domu.
Na czym polega okazjonalna praca zdalna?
Okazjonalna praca zdalna jest incydentalną formą wykonywania obowiązków poza stałym miejscem pracy. Może służyć na przykład opiece nad członkiem rodziny, czasowemu pobytowi w innej miejscowości albo załatwieniu ważnych spraw osobistych.
Podstawą skorzystania z tego rozwiązania jest wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Pracodawca każdorazowo uzgadnia z pracownikiem miejsce wykonywania pracy zdalnej, dlatego samo złożenie wniosku nie oznacza jeszcze zgody na pracę z domu.
Ile dni pracy zdalnej okazjonalnej przysługuje?
Roczny limit wynosi 24 dni kalendarzowe. Dotyczy okresu od 1 stycznia do 31 grudnia, a nie 12 miesięcy liczonych od dnia zatrudnienia.
Pracownik może wykorzystać dni pojedynczo, po kilka naraz albo jednorazowo w całym przysługującym wymiarze. Pracodawca nie może wprowadzić dodatkowego ograniczenia, na przykład dwóch dni miesięcznie, jeśli pracownik mieści się w rocznej puli.
Limit jest nieprzekraczalny. Wewnętrzny regulamin nie może zwiększyć go do 30, 50 czy 100 dni. Niewykorzystane dni nie są także zamieniane na ekwiwalent pieniężny.
Po wykorzystaniu 24 dni kolejny wniosek nie może być rozpatrywany jako okazjonalna praca zdalna. Dalsza praca poza firmą wymaga zastosowania zasad dotyczących zwykłej pracy zdalnej.
Czy limit zależy od wymiaru etatu?
Przepisy nie wskazują wprost, aby limit 24 dni był proporcjonalnie zmniejszany dla osoby zatrudnionej na część etatu. Stanowisko Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej zakłada, że pracownikowi zatrudnionemu w niepełnym wymiarze czasu pracy również przysługują maksymalnie 24 dni.
W takim przypadku dni liczy się według dni pracy, a nie liczby godzin zaplanowanych w harmonogramie. Pracownik zatrudniony na pół etatu, który pracuje w danym dniu przez cztery godziny, wykorzystuje jeden dzień z rocznej puli.
W praktyce warto sprawdzić wewnętrzne zasady obowiązujące u pracodawcy, ponieważ w doktrynie prawa pracy pojawiały się również opinie o proporcjonalnym ustalaniu limitu. Pogląd resortu nie stanowi wiążącej wykładni dla sądów ani Państwowej Inspekcji Pracy.
Jak złożyć wniosek o pracę zdalną okazjonalną?
Wniosek zawsze składa pracownik. Przepisy nie określają jednego urzędowego formularza ani minimalnego terminu jego złożenia, dlatego dokument może zostać przygotowany w formie przyjętej w danej firmie.
We wniosku warto wskazać:
- planowany dzień lub dni pracy zdalnej,
- miejsce wykonywania obowiązków,
- oświadczenie dotyczące zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy,
- potwierdzenie zapoznania się z procedurami ochrony danych osobowych.
Brak ustawowego terminu nie oznacza, że wniosek powinien być składany bez uprzedzenia. Najbezpieczniej przekazać go przed rozpoczęciem pracy w danym dniu, a jeśli firma stosuje własną procedurę – zgodnie z jej wymaganiami.
Czy pracodawca może odmówić?
Tak. Pracodawca nie musi uwzględniać wniosku o okazjonalną pracę zdalną i nie ma ogólnego obowiązku podawania przyczyny odmowy. Może również zaproponować inny termin.
Decyzja nie może jednak naruszać zasady równego traktowania. Odmienne rozpatrywanie wniosków osób wykonujących taką samą pracę powinno wynikać z obiektywnych przyczyn, na przykład z konieczności obecności konkretnego pracownika w biurze.
Okazjonalnej pracy zdalnej nie może polecić pracodawca. Inicjatywa musi pochodzić od pracownika.
Jakie prace są wyłączone z pracy zdalnej?
Nie każdą pracę można wykonywać w domu lub innym uzgodnionym miejscu. Ograniczenia dotyczą między innymi obowiązków:
- szczególnie niebezpiecznych,
- powodujących przekroczenie norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych,
- związanych z niebezpiecznymi czynnikami chemicznymi lub biologicznymi,
- z wykorzystaniem substancji radioaktywnych albo wydzielających uciążliwe zapachy,
- powodujących intensywne brudzenie.
Rodzaj wykonywanych zadań musi pozwalać na bezpieczną realizację obowiązków poza zakładem pracy. Pracodawca może odmówić, jeśli charakter stanowiska wymaga stałego dostępu do urządzeń, materiałów lub obecności w siedzibie firmy.
Jakie obowiązki mają pracownik i pracodawca?
Obowiązki pracownika
Pracownik organizuje stanowisko pracy w miejscu uzgodnionym z pracodawcą. Powinien uwzględnić zasady ergonomii, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zabezpieczyć dokumenty i sprzęt przed dostępem osób nieuprawnionych.
Przed dopuszczeniem do pracy pracownik potwierdza, że stanowisko zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki. Musi również zapoznać się z oceną ryzyka zawodowego, zasadami BHP i procedurami ochrony danych.
Obowiązki pracodawcy
W przypadku pracy okazjonalnej pracodawca nadal odpowiada za przekazanie pracownikowi informacji dotyczących ryzyka zawodowego oraz bezpiecznego wykonywania obowiązków. Powinien także wdrożyć procedury ochrony danych osobowych i zapoznać z nimi pracownika.
Przepisy o okazjonalnej pracy zdalnej wyłączają natomiast część obowiązków typowych dla regularnej pracy zdalnej. Pracodawca nie musi zapewniać dodatkowego sprzętu ani zwracać kosztów energii elektrycznej, internetu, instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi.
Czy pracownik otrzyma zwrot kosztów?
Przy okazjonalnej pracy zdalnej pracownikowi co do zasady nie przysługuje zwrot kosztów energii elektrycznej ani usług telekomunikacyjnych. Pracodawca nie musi także wypłacać ryczałtu ani ekwiwalentu za korzystanie z prywatnego sprzętu.
Strony mogą jednak dobrowolnie ustalić zwrot niektórych wydatków. Takie świadczenie powinno wynikać z uzgodnienia między pracownikiem a pracodawcą albo z wewnętrznych zasad przyjętych w firmie.
Jak wygląda kontrola pracy zdalnej?
Pracodawca może kontrolować wykonywanie obowiązków, przestrzeganie zasad BHP oraz ochronę informacji. Kontrola odbywa się w miejscu pracy zdalnej, w godzinach pracy i na zasadach uzgodnionych z pracownikiem.
Sposób kontroli powinien odpowiadać rodzajowi pracy. Nie może naruszać prywatności pracownika, domowników ani innych osób, a także nie powinien utrudniać korzystania z pomieszczeń zgodnie z ich przeznaczeniem.
Jak ewidencjonować wykorzystane dni?
Przepisy nie narzucają jednego sposobu rejestrowania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy zdalnej. Pracodawca powinien ustalić sposób potwierdzania czasu pracy, na przykład w systemie kadrowym, przez formularz elektroniczny albo wiadomość służbową.
Wniosek o okazjonalną pracę zdalną przechowuje się w części B akt osobowych. Liczbę wykorzystanych dni należy również wskazać w świadectwie pracy.
Co po wykorzystaniu limitu 24 dni?
Praca zdalna po przekroczeniu rocznego limitu nie może być dalej traktowana jako okazjonalna. Jeżeli pracodawca chce zgodzić się na dalsze wykonywanie obowiązków poza biurem, powinien zakwalifikować wniosek jako dotyczący zwykłej pracy zdalnej.
Wtedy pojawiają się dodatkowe obowiązki, między innymi ustalenie zasad pracy zdalnej, zapewnienie narzędzi, organizacja pomocy technicznej oraz pokrywanie kosztów określonych w przepisach lub regulacjach zakładowych.
Zmiana pracodawcy w trakcie roku może powodować dodatkowe problemy z ustaleniem pozostałej puli. Przepisy nie regulują tego wprost, dlatego przyjmuje się, że limit 24 dni odnosi się do całego roku kalendarzowego, a nie do każdego stosunku pracy oddzielnie.
