Każdy przedsiębiorca i pracodawca, jako administrator danych, zobowiązany jest do prawidłowego postępowania z dokumentacją zawierającą informacje niejawne. Dokumenty związane z prowadzoną działalnością oraz dokumentację kadrową należy gromadzić przez określony w przepisach czas, a po jego upłynięciu zadbać o skuteczną utylizację, uniemożliwiającą ponowne odtworzenie informacji. W jaki sposób i gdzie należy przeprowadzić niszczenie dokumentów?
Przechowywanie dokumentów gwarantujące ich bezpieczeństwo
Zapewnienie nienaruszalności danych niejawnych to podstawowy obowiązek każdego administratora. Musi on zagwarantować miejsce spełniające konkretne warunki. Dotyczy to m.in. wilgotności, czy temperatury powietrza. Konieczna jest także kontrola dostępu oraz stosowanie zabezpieczeń przeciwpożarowych oraz antywłamaniowych. Archiwizacja dokumentów wymaga posiadania aktualnej wiedzy, ale także możliwości zapewnienia warunków. Jeśli z różnych przyczyn pracodawca nie dysponuje miejscem spełniającym wytyczne, może on skorzystać z usług firmy zewnętrznej. Obecnie na rynku pojawiają się propozycje dostawców tego rodzaju usług, którzy oferują przechowywanie dokumentów w obiektach zlokalizowanych poza siedzibą firmy. Jako przykład może posłużyć firma Ekoakta – archiwizacja dokumentów (Wrocław). Taką możliwość udostępnia na terenie całego kraju, zapewnia bezpieczny transport i bieżącą obsługę dokumentacji, a także jej dostarczenie do siedziby pracodawcy w razie takiej konieczności. Archiwizacja dokumentów w przystosowanych do tego celu pomieszczeniach to mniejsze ryzyko naruszenia bezpieczeństwa i pociągnięcia do odpowiedzialności karnej.
Profesjonalne niszczenie dokumentów
Utylizacja dokumentów to również proces związany z przetwarzaniem danych i musi zostać przeprowadzony z dbałością o bezpieczeństwo danych. Administrator danych musi wiedzieć, jakie dokumenty, kiedy i gdzie może zniszczyć. Przepisy prawa dokładnie wskazują terminy, w których konieczne jest przechowywanie konkretnych rodzajów dokumentów księgowych, czy kadrowych. Po wyznaczonym czasie konieczne jest niszczenie dokumentów w sposób, który uniemożliwia ich ponowne odtworzenie. Co do miejsca, w którym przeprowadzona ma zostać utylizacja, ustawodawca nie podaje wytycznych. Nie wskazuje również dokładnego sposobu, w jaki należy ten proces wykonać. Wiemy wyłącznie kiedy administrator danych może to zrobić i jaki ma być skutek.
Dodajmy, że niszczenie dokumentów to zadanie które możemy zlecić zewnętrznej firmie, która dysponuje odpowiednią infrastrukturą i wiedzą dotyczącą procedur postępowania z danymi poufnymi, osobowymi, czy wrażliwymi. Możliwe jest niszczenie dokumentów u klienta, w miejscu prowadzenia działalności, ale także przetransportowanie ich do punktu, w którym wykonywana jest taka usługa. Wrocław: niszczenie dokumentów – Ekoakta zapewnia dojazd do klienta i bezpieczny przewóz archiwów, a także może przeprowadzić pierwszy etap utylizacji w pojeździe wyposażonym w instalację. Chcąc mieć pewność, że procedura przebiegła prawidłowo i nie zostaną na nas nałożone kary w związku z niedopełnieniem obowiązków, warto podjąć współpracę z zewnętrzną firmą. Zachęcamy do zapoznania się ze pakietem pełnym usług na Ekoakta – strona główna.
