Świadectwo pracy powinno zawierać kompletne, zgodne z faktami informacje o zatrudnieniu, a pracodawca co do zasady wydaje je w ostatnim dniu trwania stosunku pracy. Dokument sporządza się według urzędowego wzoru, bez oceniania pracownika i dopisywania informacji, których nie przewidują przepisy. Sprawdź, co powinno znaleźć się w świadectwie, kiedy trzeba je przekazać i jak poprawić błędy.
Co to jest świadectwo pracy?
Świadectwo pracy jest dokumentem potwierdzającym zakończone zatrudnienie na podstawie umowy o pracę. Nie stanowi opinii o pracowniku ani rekomendacji zawodowej. Zawiera informacje potrzebne do ustalenia uprawnień pracowniczych, emerytalnych i związanych z ubezpieczeniami społecznymi.
Obowiązek wydania świadectwa wynika przede wszystkim z art. 97 Kodeksu pracy oraz przepisów rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy. Dotyczy każdej umowy o pracę – na czas określony, nieokreślony i na okres próbny.
Pracodawca nie powinien zamieszczać w dokumencie subiektywnych ocen, informacji o jakości pracy, konfliktach ani niepotwierdzonych przyczynach odejścia. Treść musi ograniczać się do danych wymaganych prawem.
Kiedy pracodawca wydaje świadectwo pracy?
Jeżeli pracodawca nie planuje ponownie zatrudnić pracownika w ciągu 7 dni od zakończenia poprzedniego stosunku pracy, świadectwo wydaje w dniu ustania zatrudnienia. Pracownik nie musi składać wniosku.
Datą ustania stosunku pracy jest między innymi:
- ostatni dzień okresu wypowiedzenia,
- dzień złożenia oświadczenia przy rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia,
- ostatni dzień obowiązywania umowy zawartej na czas określony,
- data wskazana w porozumieniu stron,
- dzień wystąpienia zdarzenia powodującego wygaśnięcie stosunku pracy.
Jeżeli osobiste przekazanie dokumentu pracownikowi lub upoważnionej przez niego osobie nie jest możliwe z przyczyn obiektywnych, pracodawca przesyła świadectwo pocztą albo doręcza je w inny sposób w ciągu 7 dni od dnia ustania zatrudnienia. Nie może wymagać osobistego odbioru w siedzibie firmy ani obciążać pracownika kosztami doręczenia.
Kontynuowanie zatrudnienia
Przy zawarciu z tym samym pracownikiem kolejnej umowy o pracę w ciągu 7 dni pracodawca nie musi wydawać świadectwa z własnej inicjatywy. Pracownik może jednak złożyć wniosek w formie papierowej lub elektronicznej.
Wniosek może obejmować poprzedni okres zatrudnienia albo wszystkie zakończone okresy, za które nie wydano świadectwa. Pracodawca ma wtedy 7 dni na wydanie dokumentu. Zasada ta nie obejmuje sytuacji, gdy po umowie o pracę strony przechodzą na współpracę cywilnoprawną lub działalność gospodarczą – wtedy świadectwo pracy nadal trzeba wydać.
Co powinno zawierać świadectwo pracy?
Świadectwo sporządza się na aktualnym wzorze określonym w przepisach. Zakres danych obejmuje przebieg zatrudnienia, wykorzystane uprawnienia oraz informacje mające znaczenie dla ustalenia świadczeń.
W dokumencie należy uwzględnić:
- okres lub okresy zatrudnienia,
- rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowiska i pełnione funkcje,
- wymiar czasu pracy w poszczególnych okresach,
- tryb i podstawę prawną rozwiązania umowy albo podstawę jej wygaśnięcia,
- stronę, która dokonała wypowiedzenia, jeżeli umowa została rozwiązana za wypowiedzeniem,
- okres, za który przysługuje odszkodowanie z powodu skrócenia wypowiedzenia,
- informację o zajęciu wynagrodzenia w postępowaniu egzekucyjnym,
- niezaspokojone należności ze stosunku pracy z powodu braku środków po stronie pracodawcy.
W świadectwie odnotowuje się również wykorzystane urlopy i zwolnienia. Dotyczy to między innymi urlopu wypoczynkowego, bezpłatnego, ojcowskiego, rodzicielskiego, wychowawczego oraz opiekuńczego.
W dokumencie wskazuje się ponadto wykorzystane zwolnienie z powodu siły wyższej, zwolnienie na opiekę nad dzieckiem do 14 lat, liczbę dni okazjonalnej pracy zdalnej oraz liczbę dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie na podstawie art. 92 Kodeksu pracy.
Świadectwo może zawierać także dane dotyczące czynnej służby wojskowej, pracy w szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze, okresów nieskładkowych oraz dodatkowych urlopów lub świadczeń przewidzianych przepisami prawa pracy.
Informacje na wniosek pracownika
Na żądanie pracownika pracodawca zamieszcza w świadectwie pracy informacje o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach. Nie są to dane wpisywane automatycznie w każdym dokumencie.
Jak wskazać tryb rozwiązania umowy?
Tryb ustania zatrudnienia powinien być opisany precyzyjnie i zgodnie z dokumentami znajdującymi się w aktach osobowych. Nie wystarczy ogólne stwierdzenie, że umowa została zakończona.
Należy wskazać, czy doszło do:
- porozumienia stron,
- rozwiązania umowy za wypowiedzeniem,
- rozwiązania umowy bez wypowiedzenia,
- upływu czasu, na który umowę zawarto,
- wygaśnięcia stosunku pracy.
Przy rozwiązaniu za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia trzeba określić stronę składającą oświadczenie. W przypadku rozwiązania bez wypowiedzenia należy dodatkowo podać właściwą podstawę, na przykład art. 52, 53 albo 55 Kodeksu pracy.
Świadectwo pracy nie może zawierać dowolnego opisu przyczyny odejścia. Pracodawca wskazuje tryb rozwiązania i podstawę prawną zgodnie z ustawowym wzorem.
Jak sprostować świadectwo pracy?
Pracownik powinien dokładnie sprawdzić dokument po jego otrzymaniu. Błąd może dotyczyć dat zatrudnienia, etatu, stanowiska, urlopu, pracy zdalnej, podstawy rozwiązania umowy albo innych danych wpływających na uprawnienia.
Jeżeli treść jest nieprawidłowa, pracownik składa do pracodawcy wniosek o sprostowanie w terminie 14 dni od otrzymania świadectwa. Wniosek warto opisać konkretnie i dołączyć dokumenty potwierdzające prawidłowe dane.
Pracodawca w ciągu 7 dni od otrzymania wniosku wydaje nowe świadectwo albo przekazuje informację o odmowie sprostowania. Po odmowie pracownik może wystąpić do sądu pracy w ciągu kolejnych 14 dni. Jeżeli pracodawca nie poinformuje o odmowie, pracownik również może skierować sprawę do sądu.
Po upływie 14 dni pracownik nadal może zwrócić się do pracodawcy o zmianę dokumentu, jednak pracodawca nie zawsze będzie związany takim wnioskiem. Jeżeli błąd zauważy sam pracodawca, powinien poinformować pracownika i wydać nowe świadectwo na aktualnym wzorze, z bieżącą datą.
Kiedy wydaje się nowe świadectwo pracy?
Nowy dokument sporządza się między innymi po uznaniu wniosku o sprostowanie, wykonaniu prawomocnego orzeczenia sądu albo uwzględnieniu roszczenia dotyczącego niewłaściwego świadectwa.
Pracodawca wydaje nowe świadectwo w terminie 7 dni od:
- uwzględnienia wniosku pracownika o sprostowanie,
- uprawomocnienia się orzeczenia sądu nakazującego sprostowanie,
- uprawomocnienia się wyroku o przywróceniu do pracy lub odszkodowaniu w określonych przypadkach,
- uznania roszczenia dotyczącego szkody wynikającej z niewydania lub błędnego wydania dokumentu.
Nowe świadectwo powinno zostać sporządzone bez oznaczania go jako korekta. Do dokumentu pracodawca dołącza pismo wyjaśniające przyczynę ponownego wydania i zakres zmiany, a poprzedni egzemplarz usuwa z dokumentacji zgodnie z obowiązującymi zasadami.
Co zrobić, gdy świadectwo nie zostało wydane?
W pierwszej kolejności pracownik może wezwać pracodawcę do niezwłocznego wydania dokumentu. Warto zachować kopię wezwania oraz potwierdzenie jego doręczenia.
Jeśli problem nie zostanie rozwiązany, pracownik może:
- wystąpić do sądu pracy o zobowiązanie pracodawcy do wydania świadectwa,
- złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy,
- żądać ustalenia prawa do otrzymania świadectwa, gdy pracodawca nie istnieje lub pozew przeciwko niemu jest niemożliwy,
- dochodzić odszkodowania, jeżeli brak dokumentu spowodował konkretną szkodę.
Orzeczenie sądu może zastąpić świadectwo pracy. Powinny wynikać z niego co najmniej okres i rodzaj pracy, wymiar czasu pracy, stanowiska oraz sposób rozwiązania lub wygaśnięcia umowy.
Jakie konsekwencje ponosi pracodawca?
Samo opóźnienie nie oznacza automatycznie obowiązku wypłaty odszkodowania. Pracownik musi wykazać szkodę oraz związek między niewydaniem lub błędną treścią świadectwa a tą szkodą, na przykład brak możliwości podjęcia nowej pracy albo uzyskania świadczenia dla osoby bezrobotnej.
Odszkodowanie może odpowiadać wynagrodzeniu za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, maksymalnie za 6 tygodni. Niezależnie od roszczeń pracownika nieterminowe wydanie świadectwa stanowi wykroczenie przeciwko jego prawom i może skutkować grzywną od 1000 do 30 000 zł.
Pracodawca powinien zatem przygotować dokument przed zakończeniem zatrudnienia, zweryfikować dane z akt osobowych i zapewnić sposób doręczenia, który pozwoli potwierdzić terminowe wykonanie obowiązku.
Jak przygotować świadectwo pracy bez błędów?
Przed wydaniem dokumentu warto porównać informacje z umowami, aneksami, ewidencją czasu pracy, dokumentacją urlopową i aktami dotyczącymi rozwiązania stosunku pracy. Szczególnej kontroli wymagają okresy zatrudnienia, wymiar etatu oraz wykorzystane uprawnienia w roku zakończenia umowy.
Pracodawca powinien także:
- korzystać z aktualnego wzoru świadectwa pracy,
- sprawdzić podstawę prawną i tryb rozwiązania umowy,
- uwzględnić wszystkie wymagane urlopy i zwolnienia,
- zweryfikować dane o zajęciu wynagrodzenia i należnościach pracowniczych,
- zachować potwierdzenie wydania lub doręczenia dokumentu,
- przekazać pracownikowi informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Świadectwo może być przekazane w postaci papierowej lub elektronicznej. W przypadku dokumentu elektronicznego trzeba zachować wymagania dotyczące podpisu kwalifikowanego oraz uzgodnionego sposobu doręczenia. Pracownik nie ma obowiązku udostępniania pracodawcy prywatnego adresu e-mail.
Wydania świadectwa pracy nie wolno uzależniać od zwrotu sprzętu, rozliczenia zaliczki, zakończenia projektu ani podpisania dodatkowych dokumentów.
Podstawa prawna
Najważniejsze regulacje znajdują się w ustawie z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w szczególności w art. 97, 99 i 971, oraz w rozporządzeniu w sprawie świadectwa pracy. Przy sporządzaniu dokumentu należy stosować aktualny wzór i instrukcję jego wypełnienia.
