Czy można zwolnić pracownika na L4? Wyjaśniamy przepisy

Co do zasady nie można wypowiedzieć umowy pracownikowi przebywającemu na L4, jeśli jego nieobecność jest usprawiedliwiona i nie minął jeszcze okres ochronny. Istnieją jednak wyjątki, między innymi długotrwała choroba, ciężkie naruszenie obowiązków, upadłość lub likwidacja pracodawcy. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić.

Dlaczego pracownik na L4 jest chroniony?

Podstawą ochrony jest art. 41 Kodeksu pracy. Przepis zakazuje pracodawcy wypowiadania umowy w czasie urlopu oraz innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika, jeżeli nie upłynął jeszcze okres pozwalający na rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia.

Zwolnienie lekarskie jest właśnie taką usprawiedliwioną nieobecnością. Ochrona obejmuje pracowników zatrudnionych zarówno na czas określony, jak i nieokreślony. Dotyczy przede wszystkim wręczenia wypowiedzenia, a nie każdej formy zakończenia stosunku pracy.

Choroba pracownika nie pozwala co do zasady wręczyć mu zwykłego wypowiedzenia, ale nie wyklucza rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym, jeżeli spełnione są ustawowe przesłanki.

Jeżeli wypowiedzenie zostało doręczone przed rozpoczęciem choroby, późniejsze L4 nie wstrzymuje ani nie wydłuża okresu wypowiedzenia. W takim przypadku umowa rozwiąże się w terminie wskazanym w oświadczeniu pracodawcy.

Kiedy można zwolnić pracownika na L4?

Rozwiązanie umowy podczas zwolnienia lekarskiego może być dopuszczalne w kilku sytuacjach. Każda z nich wymaga osobnej oceny, ponieważ zastosowanie niewłaściwego trybu może prowadzić do sporu przed sądem pracy.

Długotrwała choroba

Pracodawca może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia z przyczyn niezawinionych przez pracownika, gdy niezdolność do pracy trwa dłużej niż okres ochronny określony w art. 53 Kodeksu pracy.

Termin zależy od stażu u danego pracodawcy oraz przyczyny niezdolności do pracy:

Standardowy okres zasiłkowy wynosi 182 dni. Może zostać wydłużony do 270 dni w przypadku gruźlicy albo niezdolności do pracy przypadającej w okresie ciąży. Jeżeli ZUS przyzna świadczenie rehabilitacyjne, ochrona może trwać dodatkowo przez pierwsze 3 miesiące jego pobierania.

Przy zatrudnieniu trwającym co najmniej 6 miesięcy typowy okres ochronny wynosi więc 182 dni oraz pierwsze 90 dni świadczenia rehabilitacyjnego. Samo przekroczenie tego terminu nie wystarcza, jeżeli pracownik odzyskał zdolność do pracy i stawił się do pracy w związku z ustaniem przyczyny nieobecności.

Ciężkie naruszenie obowiązków

Pracownik na L4 może zostać zwolniony dyscyplinarnie na podstawie art. 52 Kodeksu pracy. Ochrona związana z chorobą nie obejmuje sytuacji, w której pracownik dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych.

Przykładem może być wykorzystywanie zwolnienia niezgodnie z jego celem. Pracodawca powinien jednak dysponować wiarygodnymi dowodami, a nie tylko przypuszczeniami.

Za zachowania mogące uzasadniać rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia uznaje się w szczególności:

• wykonywanie pracy zarobkowej na rzecz innego podmiotu,
• podejmowanie aktywności utrudniającej powrót do zdrowia,
• wyjazd wypoczynkowy sprzeczny z celem zwolnienia,
• fałszowanie dokumentów lub inne poważne naruszenia obowiązków.

Oświadczenie o zwolnieniu dyscyplinarnym trzeba złożyć w ciągu 1 miesiąca od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy. Termin nie zawsze biegnie od dnia samego zdarzenia. W praktyce liczy się moment, w którym pracodawca uzyskał potwierdzone i wiarygodne informacje.

Przestępstwo lub utrata uprawnień

Umowę można rozwiązać bez wypowiedzenia także wtedy, gdy pracownik popełnił w czasie zatrudnienia przestępstwo uniemożliwiające dalszą pracę na zajmowanym stanowisku. Czyn musi być oczywisty albo stwierdzony prawomocnym wyrokiem.

Podstawą rozwiązania umowy może być również zawiniona utrata uprawnień niezbędnych do wykonywania pracy, na przykład prawa jazdy przez kierowcę. Także w tych przypadkach obowiązuje miesięczny termin na podjęcie decyzji, liczony od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o przyczynie.

Porozumienie stron

Pracodawca i pracownik mogą zakończyć zatrudnienie za porozumieniem stron również w czasie L4. Takie rozwiązanie wymaga dobrowolnej zgody obu stron, nie można więc zmusić pracownika do podpisania dokumentu.

Strony mogą ustalić dowolną datę zakończenia umowy, bez zachowania okresu wypowiedzenia. Późniejsze dostarczenie zwolnienia obejmującego dzień podpisania porozumienia co do zasady nie unieważnia wcześniej złożonych oświadczeń woli.

Jak liczyć okres ochronny przy długiej chorobie?

Przy ustalaniu okresu ochronnego trzeba sprawdzić staż pracownika u konkretnego pracodawcy oraz przyczynę niezdolności do pracy. Znaczenie może mieć także to, czy choroba była nieprzerwana i czy pracownik korzystał ze świadczenia rehabilitacyjnego.

Pracownik zatrudniony krócej niż 6 miesięcy może zostać objęty krótszym, trzymiesięcznym okresem ochronnym. W przypadku dłuższego stażu ochrona trwa co najmniej przez okres wynagrodzenia chorobowego i zasiłku, a następnie przez pierwsze 3 miesiące świadczenia rehabilitacyjnego, jeżeli zostało przyznane.

Wynagrodzenie chorobowe przysługuje zwykle przez pierwsze 33 dni niezdolności do pracy w roku kalendarzowym, a pracownikowi po ukończeniu 50. roku życia przez 14 dni. Następnie wypłacany jest zasiłek chorobowy w granicach właściwego okresu zasiłkowego.

Wręczenie oświadczenia choćby o jeden dzień przed upływem okresu ochronnego może zostać uznane za niezgodne z prawem.

Szczególnej ostrożności wymaga sytuacja, w której po zakończeniu okresu zasiłkowego pracownik oczekuje na decyzję ZUS w sprawie świadczenia rehabilitacyjnego. Sama procedura przed ZUS nie musi oznaczać ustania usprawiedliwionej nieobecności, dlatego przed podjęciem decyzji warto potwierdzić aktualny status świadczenia.

Czy można zwolnić pracownika po powrocie z długiego L4?

Po ustaniu przyczyny nieobecności pracodawca nie może już zastosować art. 53 Kodeksu pracy, jeżeli pracownik stawił się do pracy w związku z odzyskaniem zdolności do jej wykonywania. Nie oznacza to jednak całkowitego zakazu zakończenia zatrudnienia.

Po powrocie możliwe może być zwykłe wypowiedzenie umowy, o ile pracodawca ma rzeczywistą, konkretną i możliwą do wykazania przyczynę. Sama informacja o chorobie pracownika może być niewystarczająca.

Przyczyna wypowiedzenia powinna odnosić się na przykład do organizacji pracy, konieczności zatrudnienia stałego zastępstwa albo trwałej zmiany struktury zatrudnienia. Sąd ocenia nie tylko samą absencję, lecz także jej rzeczywisty wpływ na funkcjonowanie zakładu pracy.

Jak udokumentować zwolnienie pracownika na L4?

Przed rozwiązaniem umowy pracodawca powinien zebrać dokumenty potwierdzające podstawę decyzji i prawidłowo wyliczyć terminy. Dokumentacja może mieć znaczenie w razie odwołania pracownika do sądu pracy.

W szczególności warto przygotować:

• informację o okresie zatrudnienia i stażu zakładowym,
• zestawienie okresów niezdolności do pracy oraz świadczeń,
• dokumenty potwierdzające przyczynę rozwiązania umowy,
• notatki z kontroli i dowody dotyczące ewentualnego nadużycia L4,
• potwierdzenia konsultacji związkowej, jeżeli była wymagana.

Oświadczenie o rozwiązaniu umowy powinno zostać sporządzone na piśmie. Dokument należy doręczyć pracownikowi w sposób pozwalający ustalić, kiedy mógł zapoznać się z jego treścią.

Dopuszczalne sposoby doręczenia obejmują przesyłkę poleconą z potwierdzeniem odbioru, przesyłkę kurierską albo doręczenie osobiste. Dokument elektroniczny wymaga użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego; zwykły e-mail, skan lub wiadomość w komunikatorze mogą nie spełniać wymogów formy pisemnej.

Czy potrzebna jest konsultacja ze związkiem zawodowym?

Jeżeli pracownika reprezentuje zakładowa organizacja związkowa, przed wypowiedzeniem umowy pracodawca powinien przeprowadzić konsultację w trybie przewidzianym w Kodeksie pracy. W zawiadomieniu trzeba wskazać zamiar rozwiązania umowy oraz jego przyczynę.

W przypadku rozwiązania bez wypowiedzenia z winy pracownika organizacja związkowa powinna mieć możliwość przedstawienia stanowiska w ustawowym terminie. Opinia związku nie zawsze wiąże pracodawcę, ale pominięcie wymaganej procedury może zostać uznane za naruszenie przepisów.

Inne zasady dotyczą chronionych działaczy związkowych. W ich przypadku rozwiązanie umowy, zmiana warunków pracy lub wypowiedzenie mogą wymagać uprzedniej zgody właściwej organizacji związkowej.

Kiedy ochrona nie obowiązuje?

Ochrona związana z L4 może zostać ograniczona albo wyłączona w razie ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy. W takiej sytuacji pracodawca może wypowiedzieć umowę także osobie nieobecnej z powodu choroby, z zachowaniem właściwego okresu wypowiedzenia.

Przy likwidacji lub upadłości możliwe jest także skrócenie trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia do jednego miesiąca. Za nieobjętą część okresu pracownikowi przysługuje odszkodowanie, a skrócony czas wlicza się do stażu zatrudnienia.

Ochrona nie blokuje również rozwiązania umowy za porozumieniem stron ani zwolnienia dyscyplinarnego, jeżeli zachowanie pracownika spełnia ustawowe przesłanki. Każdy z tych trybów ma jednak inne wymogi i skutki prawne.

Jakie prawa ma pracownik po zwolnieniu?

Pracownik, który uważa rozwiązanie umowy za niezgodne z prawem, może odwołać się do sądu pracy w terminie 21 dni od doręczenia oświadczenia. Termin dotyczy zarówno zarzutów merytorycznych, jak i błędów formalnych.

W zależności od sytuacji pracownik może żądać przywrócenia do pracy albo odszkodowania. W przypadku wadliwego rozwiązania bez wypowiedzenia odszkodowanie co do zasady odpowiada wynagrodzeniu za okres wypowiedzenia.

Jeżeli umowa została rozwiązana na podstawie art. 53 Kodeksu pracy, a pracownik odzyskał zdolność do pracy i w ciągu 6 miesięcy zgłosi gotowość powrotu, pracodawca powinien rozważyć ponowne zatrudnienie w miarę możliwości. Obowiązek ten nie ma charakteru bezwzględnego, ale ewentualna odmowa powinna mieć obiektywne uzasadnienie.