Co to jest workflow?

WORKFLOW
  • Sharebar

Workflow to pojęcie popularne szczególnie wśród społeczności korporacyjnej i dużych firm, a ostatnio również w sektorze małych i średnich przedsiębiorstw. Przepływ pracy, bo tak tłumaczy się dosłownie pochodzące z języka angielskiego pojęcie work flow, w firmowej rzeczywistości oznacza sposób przepływu informacji.

Według koalicji WorkFlow Management Coalition workflow to automatyzacja całościowa lub częściowa procesów biznesowych, w trakcie których dokumenty, informacje i zadania przekazywane są od jednego pracownika do drugiego. Niestety często bywa tak, że pracując w kilka osób nad tym samym dokumentem jesteśmy mocno ograniczeni czasowo, mamy problemy z jego edycją, nie jesteśmy w stanie śledzić zmian. Rozwiązaniem tych problemów jest oprogramowanie działające zgodnie z zasadami workflow.

Krótka historia

Wraz z początkiem rewolucji komputerowej i możliwości jakie może przynieść komputer, pracownicy szybko przyzwyczaili się do szybszej i łatwiejszej pracy wykorzystującej arkusze kalkulacyjne, edytory tekstowe, bazy danych, itp. Z upływem lat pracownicy poczuli potrzebę dzielenia się tymi dokumentami. Odpowiedzią na ich oczekiwania były zintegrowane systemy, które oferowały migrację aplikacji między konkretnymi komputerami, a także oszczędność czasu. Rozwiązanie to jednak nie było optymalne. Pracownicy bowiem musieli przenosić przesyłane dokumenty z jednej aplikacji na drugą, co mimo wszystko angażowało ich cenny czas pracy. Oprogramowanie, które  w interakcyjny sposób pozwalało na wymianę dokumentów z innymi członkami organizacji było zalążkiem do oprogramowań, których używamy dzisiaj.

Elektroniczny obieg dokumentów

Rozwiązaniem wspomagającym pracę wielu pracowników nad jednym dokumentem jest oprogramowanie workflowprogram do elektronicznego obiegu dokumentów. Oprócz tego, że program taki daje dostęp wielu pracownikom do tego samego dokumentu, to przechowuje go również na serwerze. Technologia poszła o krok dalej, rozwiązanie do obiegu dokumentów w firmie pozwala także na automatyczne wersjonowanie dokumentu oraz rozwiązywanie konfliktów powstających w momencie czynności wykonywanych w tym samym momencie przez dwóch lub więcej pracowników. Program do obiegu dokumentów ma budowę zbliżoną do szablonu portalowego, przez co może być udostępniane jak strony www.

Wygoda a bezpieczeństwo?

Mogłoby się wydawać, że w wypadku elektronicznego obiegu dokumentów wygoda nie idzie w parze z bezpieczeństwem, bowiem jak można chronić dokumenty, do których dostęp mogą mieć wszyscy?! Dodatkowo wątpliwości wzbudza możliwość ich edycji przez wszystkich użytkowników. Choć obiekcje są jak najbardziej uzasadnione, to praca w systemie workflow wcale nie musi wiązać się z ryzykiem. Programy do obiegu dokumentów posiadają opcję blokowania dokumentów i ograniczania uprawnień poszczególnych pracowników.

Praca wielu osób nad jednym dokumentem stwarza wiele problemów. Utrudniony dostęp wszystkich zainteresowanych do danych, komplikacje z przekazywaniem pracy, przeszkody w postaci wielu wersji tego samego dokumentu, to na pozór błahe sprawy, jednak w sytuacji setek dokumentów, wymaga usprawnień w postaci automatyzacji całego procesu.

Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?

Elektronicznym obiegiem dokumentów zwykło się nazywać system informatyczny, który nadzoruje i zarządza obiegiem dokumentów, a także zadań. System taki funkcjonuje w oparciu o mechanizmy typu workflow, czyli automatyzację procesów biznesowych, które polegają na przekazywaniu dokumentów i zadań od jednej do drugiej jednostki wewnątrz struktury organizacyjnej oraz z pracownikami zewnętrznymi.

Co daje elektroniczny obieg dokumentów?

System obiegu dokumentów pozwala na wspomnianą już pracę wielu osób nad jednym dokumentem oraz ich przechowywanie na serwerze. Dzięki wdrożeniu tego rozwiązania, firma, a dokładniej wszyscy uprawnieni pracownicy mają możliwość udostępniania poszczególnych dokumentów. System ma budowę opartą na szablonie portalowym i może być udostępniany jak każda strona www. Co więcej, system obiegu dokumentów pozwala na automatyczne wersjonowanie dokumentu. Rozwiązuje także problemy związane z edycją tego samego dokumentu prze kilka osób na raz. Stosowanie w firmie systemu do obiegu dokumentów wpływa także na poprawę jakości generowanych dokumentów, a tym samym redukuje ilość pomyłek.

Wygoda i szybkość działania to czynniki poprawiające i ułatwiające sam proces pracy. Z finansowego punktu widzenia, wdrożenie systemu obiegu dokumentów wiąże się z jednorazowym wykupieniem oprogramowania i ewentualnym przeszkoleniem pracowników z zakresu działania i obsługi programu.

Zagrożenia?

Wydawać by się mogło, że elektroniczny przepływ dokumentacji oraz ich agregowanie na serwerze, gdzie każdy uprawniony do tego pracownik ma dostęp jest dosyć ryzykownym posunięciem. Technologia i w tym wypadku zadbała o kwestie bezpieczeństwa danych udostępniając administratorom możliwość blokowania poszczególnych dokumentów, bądź ograniczania uprawnień konkretnym pracownikom.

VN:F [1.9.17_1161]
Ocena: 0.0/5 (0 oddanych głosów)

Podobne wpisy:

  1. Czym jest headhunting?
  2. Odzież robocza jest wymagana przez bhp
  3. Jaki jest cel audytu IT?
  4. GIODO – przetwarzanie danych osobowych
  5. Czym jest i jak działa Development Center?
Komentarze i pingowanie jest obecnie wyłączone.

Komentarze są wyłączone.