W celu uniknięcia uciążliwości, które mogłyby skłonić pracowników do wystąpienia z zastrzeżeniami wobec pracodawcy do Sądu Pracy warto stosować podstawowe zasady oceny i kształtowania warunków pracy w biurze. Jednym z bardzo ważnych elementów działań zmierzających do zminimalizowania ryzyka zawodowego oraz ewentualnych problemów zaistniałych w miejscu pracy są systematyczne przeglądy warunków pracy.

Zasady bezpieczeństwa i higieny pracy odnoszą się oczywiście zarówno do pracy fizycznej jak i pracy biurowej. Współcześnie terminem „praca biurowa” określa się różnorodne zawody związane z pracą umysłową o różnym stopniu skomplikowania, począwszy od prostych rutynowych prac, na przykład obsługi kserokopiarki czy tez faksu, do prac twórczych, o dużym stopniu odpowiedzialności i szerszym spektrum obowiązków.

Z treści przepisów polskiego prawa pracy wynika prosty i logiczny dla wszystkich pracodawców zatrudniających pracowników niezależnie od branży. Ten wniosek to pewność, że chcąc funkcjonować na wymagającym, polskim rynku pracy pracodawca zobligowany jest do miedzy innymi organizowania pracy w taki sposób, aby zapewnione zostały bezpieczne i higieniczne warunki pracy.

Zgodnie z zasadami prawnymi obowiązującymi na terenie Rzeczpospolitej Polskiej a zawartymi w Kodeksie Pracy to pracodawca ponosi pełną odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy. Wynika stąd, iż to na osobie zatrudniającej pracowników ciąży obowiązek zapewnienie należytych warunków w miejscu pracy.